Un sistema asistido por IA podría preparar las solicitudes B2B para su revisión, conservando las fuentes, la información que falta y las decisiones que corresponden al equipo.
Una empresa envía una solicitud para equipar un espacio de trabajo. Adjunta un documento, menciona un plazo y pide un presupuesto. Los detalles necesarios están repartidos entre el mensaje y el adjunto. Un compañero los copia en una hoja de cálculo, otro se da cuenta de que falta una medida, y el cliente recibe preguntas en varios emails.
Los detalles necesarios están en el mensaje y en el adjunto, y las preguntas le llegan al cliente en varios emails.
LO QUE PROBARÍAMOSUn brief que separa lo que dice el cliente de la interpretación, con una fuente para cada cantidad, medida y fecha.
El mensaje pide dos espacios; el documento describe tres.
LO QUE PROBARÍAMOSLas contradicciones entre el mensaje y el adjunto siguen visibles hasta que se resuelven. El sistema no elige la versión que hace que el brief parezca completo.
Algunos campos no cambian la evaluación en curso.
LO QUE PROBARÍAMOSCada pregunta propuesta tiene un motivo. Un campo que no cambia la evaluación no retrasa la respuesta.
Solicitudes reales, tiempo de preparación y corrección, preguntas recurrentes y diferencias entre servicios.
Datos repetidos, fuentes contradictorias y asignación de responsabilidades.
La persona que pide un presupuesto puede necesitar la aprobación de otras personas. Un brief útil conserva los requisitos y ayuda a explicar la propuesta final a quienes deciden.
Lo que falta sigue a la vista.
PROPUESTA CREATIVA / EJEMPLO ILUSTRATIVOEmpezaríamos por un sistema interno de preparación y revisión. La IA extraería la información, identificaría las preguntas y propondría un resumen. Una persona aprobaría el brief y el mensaje saliente. Este paso puede ser útil sin un chatbot público: el punto de entrada para el cliente puede seguir siendo el formulario o el email existente, y la mejora está en cómo prepara el equipo su respuesta.
Se adjuntan medidas y se pide la instalación. El adjunto de la demostración describe tres espacios, uno de ellos sin anchura.
El mensaje indica dos; el documento indica tres. Se pide instalación, falta el lugar y el plazo relativo tiene que confirmarse con una fecha exacta. La viabilidad y el precio no se han evaluado.
Un solo mensaje pregunta por los espacios, el lugar de instalación, la fecha de finalización prevista y la anchura del tercer espacio, si forma parte del proyecto. Solo se envía después de su aprobación.
Campos, fuentes y reglas, conexión con la recepción, extracción asistida y lista de control para la revisión.
La interfaz de revisión y el traspaso al CRM, con documentación para el funcionamiento, la recuperación manual y los cambios del formulario o de la oferta de servicios.
Los documentos entrantes se tratan como información que hay que revisar. Las instrucciones contenidas en un documento no pueden dar acceso adicional ni autorizar el envío de un presupuesto.
Cada etapa tiene un resultado utilizable y un responsable.
| Etapa | Resultado útil | Responsabilidad |
|---|---|---|
| Recepción | Una solicitud identificada, con sus fuentes conservadas | La integración comprueba el registro y los duplicados |
| Preparación | Datos extraídos, vinculados a un mensaje o a un documento | La IA propone; los campos no verificados siguen marcados |
| Aclaración | Una lista breve de la información que falta o se contradice | Un responsable comprueba si las preguntas importan |
| Aprobación | Un brief aceptado para la revisión comercial y técnica | El equipo confirma los datos y el siguiente paso |
| Presupuesto | Una propuesta con entregables, condiciones y dependencias | Las personas autorizadas aprueban el presupuesto |
| Seguimiento | Estado real, preguntas y decisión documentada | El equipo comercial actualiza la oportunidad |
Escenario conceptual. Datos ficticios.
Un brief verificable para la evaluación comercial y técnica.
Demostración. Datos ficticios. Acciones simuladas. Respuestas guionizadas, sin IA conectada, sin datos personales y sin operaciones reales.
MENSAJE / PÁRRAFO 1
Necesitamos equipamiento para dos espacios antes de que acabe el mes que viene. Necesitamos un presupuesto con la instalación incluida.
DOCUMENTO / LÍNEAS 1, 2, 3
Fuentes ficticias. No se sube ni se envía ningún documento.
Fuentes y pregunta
Elige una situación y sigue lo que el sistema puede comprobar, lo que sigue siendo desconocido y el momento en que tiene que intervenir una persona.
Elegir otra situación reinicia la demostración.
Los casos de prueba incluirían una solicitud completa, información que falta, una contradicción, un archivo ilegible y un envío repetido. Cada uno tendría un resultado esperado y un siguiente responsable designado antes de empezar las pruebas.
Si las solicitudes ya están estandarizadas, un formulario mejorado y reglas normales pueden eliminar la mayor parte del copiado. Si cada proyecto exige una experiencia difícil de comprobar, la IA podría limitarse a organizar los documentos y las preguntas.
Establecer qué necesita una estimación orientativa y qué se confirma después de la revisión técnica.
Extracción asistida, lista de control, aprobación humana y traspaso al CRM.
La dirección tiene que reducir el esfuerzo total conservando la calidad de la información con la que se construye el presupuesto.
Un orden orientativo; el calendario y la inversión siguen el contexto real.