System wspierany przez AI mógłby przygotowywać zapytania B2B do przeglądu, zachowując źródła, brakujące informacje i decyzje należące do zespołu.
Firma wysyła zapytanie o wyposażenie przestrzeni roboczej. Załącza dokument, wspomina o terminie i prosi o wycenę. Potrzebne szczegóły są rozproszone między wiadomością a załącznikiem. Jedna osoba przepisuje je do arkusza, inna zauważa, że brakuje wymiaru, a klient dostaje pytania w kilku e-mailach.
Potrzebne szczegóły są w wiadomości i w załączniku, a pytania trafiają do klienta w kilku e-mailach.
CO BYŚMY SPRAWDZILIBrief, który oddziela to, co mówi klient, od interpretacji, ze źródłem dla każdej ilości, wymiaru i daty.
Wiadomość mówi o dwóch przestrzeniach; dokument opisuje trzy.
CO BYŚMY SPRAWDZILISprzeczności między wiadomością a załącznikiem pozostają widoczne, dopóki nie zostaną rozwiązane. System nie wybiera wersji, dzięki której brief wygląda na kompletny.
Niektóre pola nie zmieniają bieżącej oceny.
CO BYŚMY SPRAWDZILIKażde proponowane pytanie ma powód. Pole, które nie zmienia oceny, nie opóźnia odpowiedzi.
Rzeczywiste zapytania, czas przygotowania i poprawek, powtarzające się pytania i różnice między usługami.
Powtarzane dane, sprzeczne źródła i przypisanie odpowiedzialności.
Osoba prosząca o wycenę może potrzebować zgody innych osób. Przydatny brief zachowuje wymagania i pomaga wyjaśnić końcową propozycję osobom decyzyjnym.
To, czego brakuje, pozostaje na widoku.
PROPOZYCJA KREATYWNA / PRZYKŁADZaczęlibyśmy od wewnętrznego systemu przygotowania i przeglądu. AI wyodrębniałaby informacje, wskazywała pytania i proponowała podsumowanie. Człowiek zatwierdzałby brief i wiadomość wychodzącą. Ten krok może być przydatny bez publicznego chatbota: punktem wejścia dla klienta może pozostać istniejący formularz lub e-mail, a poprawa dotyczy tego, jak zespół przygotowuje odpowiedź.
Załączone są wymiary i prośba o montaż. Załącznik w demonstracji opisuje trzy przestrzenie, jedną bez szerokości.
Wiadomość podaje dwie; dokument podaje trzy. Prośba dotyczy montażu, brakuje miejsca, a względny termin trzeba potwierdzić dokładną datą. Wykonalność i cena nie zostały ocenione.
Jedna wiadomość pyta o przestrzenie, miejsce montażu, planowaną datę zakończenia i szerokość trzeciej przestrzeni, jeśli jest częścią projektu. Wysyłana jest dopiero po zatwierdzeniu.
Pola, źródła i reguły, połączenie z przyjmowaniem zapytań, wspomagane wyodrębnianie i lista kontrolna do przeglądu.
Interfejs przeglądu i przekazanie do CRM, z dokumentacją działania, ręcznego odzyskiwania oraz zmian formularza lub oferty usług.
Dokumenty przychodzące są traktowane jako informacje do przeglądu. Instrukcje zawarte w dokumencie nie mogą nadać dodatkowego dostępu ani zatwierdzić wysłania wyceny.
Każdy etap ma użyteczny rezultat i osobę odpowiedzialną.
| Etap | Przydatny rezultat | Odpowiedzialność |
|---|---|---|
| Przyjęcie | Zidentyfikowane zapytanie z zachowanymi źródłami | Integracja sprawdza rejestr i duplikaty |
| Przygotowanie | Wyodrębnione dane powiązane z wiadomością lub dokumentem | AI proponuje; niezweryfikowane pola pozostają oznaczone |
| Doprecyzowanie | Krótka lista brakujących lub sprzecznych informacji | Osoba odpowiedzialna sprawdza, czy pytania mają znaczenie |
| Akceptacja | Brief przyjęty do oceny handlowej i technicznej | Zespół potwierdza dane i kolejny krok |
| Wycena | Propozycja z rezultatami, warunkami i zależnościami | Upoważnione osoby zatwierdzają wycenę |
| Kontynuacja | Rzeczywisty status, pytania i udokumentowana decyzja | Dział sprzedaży aktualizuje szansę |
Scenariusz koncepcyjny. Fikcyjne dane.
Weryfikowalny brief do oceny handlowej i technicznej.
Demonstracja. Fikcyjne dane. Symulowane działania. Zapisane odpowiedzi, bez podłączonej AI, danych osobowych i rzeczywistych operacji.
WIADOMOŚĆ / AKAPIT 1
Potrzebujemy wyposażenia dla dwóch przestrzeni do końca przyszłego miesiąca. Prosimy o wycenę z montażem.
DOKUMENT / WIERSZE 1, 2, 3
Fikcyjne źródła. Żadne dokumenty nie są przesyłane ani wysyłane.
Źródła i pytanie
Proszę wybrać sytuację i prześledzić, co system może zweryfikować, co pozostaje nieznane i kiedy musi wkroczyć człowiek.
Wybór innej sytuacji uruchamia demonstrację od nowa.
Przypadki testowe obejmowałyby kompletne zapytanie, brakujące informacje, sprzeczność, nieczytelny plik i powtórne wysłanie. Każdy miałby oczekiwany wynik i wyznaczoną kolejną osobę odpowiedzialną przed rozpoczęciem testów.
Jeśli zapytania są już ustandaryzowane, ulepszony formularz i zwykłe reguły mogą wyeliminować większość przepisywania. Jeśli każdy projekt wymaga wiedzy eksperckiej trudnej do sprawdzenia, AI mogłaby ograniczyć się do porządkowania dokumentów i pytań.
Ustalić, czego wymaga szacunkowa wycena, a co jest potwierdzane po przeglądzie technicznym.
Wspomagane wyodrębnianie, lista kontrolna, zatwierdzenie przez człowieka i przekazanie do CRM.
Kierunek musi zmniejszać całkowity wysiłek przy zachowaniu jakości informacji, na których budowana jest wycena.
Kolejność orientacyjna; harmonogram i inwestycja zależą od rzeczywistego kontekstu.