Las campañas están en marcha, la web está publicada y las piezas se han lanzado. Luego algo cambia: un compañero se va, el equipo crece u otro socio toma el relevo.
- ¿Quién puede acceder a las cuentas?
- ¿Dónde están los archivos editables?
- ¿Quién renueva el dominio?
Aclarar estos puntos puede hacerse mientras la colaboración va bien, sin ningún plan de cambio. Te da una visión de los recursos de los que depende la empresa y de cómo puede seguir usándolos.
Es mejor resolver estas cuestiones cuando la colaboración va bien. La empresa necesita continuidad, y la agencia necesita responsabilidades y entregables claramente definidos.
«Es tuyo» puede significar varias cosas: un acceso de administrador, un archivo entregado, el permiso para usar una pieza o la posibilidad de continuar el proyecto. Comprueba cada una por separado.
Cuatro puntos que aclarar
¿Qué significa de verdad «es tuyo»?
Haced juntos este inventario. El traspaso depende del contrato y de las licencias aplicables.
ACCESOS
¿Quién administra la cuenta y puede recuperar el acceso?
ARCHIVOS
¿Qué exportaciones y qué archivos fuente editables se entregan?
USO
¿En qué condiciones pueden usarse las piezas y sus componentes?
CONTINUIDAD
¿Qué documentación, suscripciones y servicios siguen siendo necesarios?
Puedes tener un PDF final sin el archivo a partir del cual se hizo. Puedes tener acceso a la web, pero no al servicio que la aloja. Puedes recibir un proyecto editable que usa una tipografía para la que el siguiente equipo tendrá que conseguir su propia licencia.
Ninguna de estas situaciones significa por sí sola que la colaboración se haya gestionado mal. Lo que cuenta es lo que se acordó, las dependencias que existen y que se expliquen antes de convertirse en un problema.
Un inventario sencillo cambia la conversación
La tabla siguiente es un modelo de organización. No supone que cada proyecto incluya todos estos elementos ni que cada plataforma permita los mismos tipos de transferencia.
| Elemento | Lo que hay que aclarar | Cómo comprobarlo |
|---|---|---|
| Dominio y alojamiento | Titular, administradores, renovación y recuperación | La persona designada puede administrar el servicio |
| Cuentas publicitarias | Administradores, socios y facturación | Los accesos acordados funcionan en la cuenta correcta |
| Analítica y medición | Propiedades, configuraciones y responsabilidad | El equipo puede acceder a los datos y a la documentación |
| Piezas creativas | Exportaciones, archivos fuente editables y elementos incluidos | Los archivos se abren y pueden usarse según el acuerdo |
| Webs e integraciones | Código o tema, suscripciones y dependencias | Hay un procedimiento claro de continuidad y restauración |
| Datos e informes | Qué se conserva, quién tiene acceso y qué puede exportarse | Las exportaciones acordadas son legibles y están explicadas |
Un inventario sencillo puede indicar el recurso, el identificador, el titular, el nivel de acceso, dónde está la documentación y el estado de las licencias. Las contraseñas no tienen cabida en este documento. Concede los accesos con los mecanismos que prevé cada servicio.
Accesos de la agencia y control de la empresa
En una configuración adecuada al proyecto, las personas designadas por el cliente pueden ejercer el control acordado, y la agencia recibe los permisos necesarios para su trabajo. Evitamos las situaciones en las que el único acceso depende de un antiguo compañero o de una cuenta personal que ya no se puede recuperar.
Las plataformas usan a veces términos confusos. En Google Ads, la «propiedad» a nivel de cuenta de administrador se refiere a privilegios de administración. Google aclara que no quitan al cliente sus derechos de administración ni la propiedad de los datos de la cuenta. El término técnico tiene que entenderse en el contexto de la plataforma. Google Ads: propiedad de la cuenta de administrador (en inglés)
Este ajuste no responde automáticamente a las preguntas sobre los derechos de las fotos, el código o las piezas creativas. Para eso, comprobamos los acuerdos y las licencias aplicables.
«Archivos incluidos» necesita un significado preciso
Tomemos dos propuestas ficticias de identidad visual. Una incluye formatos de logotipo utilizables, un manual y las exportaciones finales. La otra incluye además archivos fuente organizados y una sesión de traspaso. Las dos pueden responder a necesidades reales, pero los entregables son distintos.
Una exportación final puede bastar para publicar. Un archivo editable resulta útil si quieres otras adaptaciones. Para usarlo, puede hacer falta el programa adecuado, las tipografías, las imágenes asociadas y explicaciones sobre su estructura.
Distingue los entregables finales de las exploraciones internas, las versiones descartadas, las herramientas generales de la agencia y los elementos de terceros. No supongas que todo se transfiere ni que la suscripción de un proveedor acompaña al proyecto.
Un traspaso está completo cuando el trabajo puede usarse
Un enlace enviado por email puede caducar. Un archivo comprimido puede contener archivos con nombres poco claros. Una exportación puede omitir la información que necesita el siguiente equipo.
Un traspaso útil incluye el inventario acordado, archivos con nombres claros y la comprobación de que pueden abrirse o consultarse. En una web, prueba el procedimiento de restauración en un entorno adecuado cuando corresponda. En una campaña, comprueba el acceso a la cuenta correcta y el historial de las decisiones tomadas.
También establecemos quién mantiene las suscripciones, qué pasa cuando vencen y qué actividades exigen un acompañamiento aparte. Así, el coste de continuar el proyecto es más fácil de prever.
Cómo abordamos esta claridad en NOT MORE.
En la propuesta de colaboración, definimos los entregables y las responsabilidades. Hablamos de lo que el equipo del cliente tiene que poder usar, de los accesos necesarios y de lo que depende de otros servicios o proveedores.
Una colaboración sana ayuda al cliente a entender el proyecto y a tomar decisiones informadas. La documentación y el traspaso reducen las preguntas repetidas y facilitan la continuidad.
Tres preguntas antes de firmar
- ¿Qué cuentas y qué archivos podré gestionar o usar al final?
- ¿Qué licencias, suscripciones y servicios siguen siendo necesarios?
- ¿Cómo comprobamos que el traspaso corresponde a lo que acordamos?
¿Qué tiene que poder gestionar tu equipo?
Cuéntanos qué quieres construir y qué tendrás que usar después. Veremos juntos los accesos, los entregables y las dependencias que merece la pena precisar en la propuesta.
El traspaso tiene que permitir continuar el trabajo
Cuando un proyecto incluye software, integraciones, automatizaciones o procesos, el traspaso también tiene que cubrir esos componentes. Precisamos el código y los archivos entregados, las configuraciones, la documentación, los accesos, las licencias y las dependencias de herramientas externas. Los derechos y las condiciones de uso se acuerdan de forma explícita; componentes distintos pueden tener condiciones distintas.
En NOT MORE., comprobamos los entregables acordados y explicamos quién podrá gestionar la solución después. La asistencia, el seguimiento y el mantenimiento pueden continuar dentro de un acuerdo o pasar a un equipo designado. Una colaboración duradera se basa en la utilidad y la confianza, incluido un traspaso que ayude al cliente a entender lo que usa.