Les campagnes tournent, le site est en ligne et les supports sont publiés. Puis quelque chose change : un collègue part, l’équipe s’agrandit ou un autre partenaire prend le relais.
- Qui peut accéder aux comptes ?
- Où sont les fichiers modifiables ?
- Qui renouvelle le nom de domaine ?
Clarifier ces points peut se faire alors que la collaboration se passe bien, sans aucun projet de changement. Cela vous donne une vue des ressources dont dépend l’entreprise et de la façon dont elle peut continuer à les utiliser.
Il vaut mieux régler ces questions lorsque la collaboration se passe bien. L’entreprise a besoin de continuité, et l’agence a besoin de responsabilités et de livrables clairement définis.
« À vous » peut signifier plusieurs choses : un accès administrateur, un fichier livré, l’autorisation d’utiliser un support ou la possibilité de poursuivre le projet. Vérifiez chacune séparément.
Quatre points à clarifier
Que signifie vraiment « à vous » ?
Établissez cet inventaire ensemble. La passation dépend du contrat et des licences applicables.
ACCÈS
Qui administre le compte et peut en rétablir l’accès ?
FICHIERS
Quels exports et quelles sources modifiables sont remis ?
UTILISATION
Dans quelles conditions les supports et leurs composants peuvent-ils être utilisés ?
CONTINUITÉ
Quelle documentation, quels abonnements et quels services restent nécessaires ?
Vous pouvez avoir un PDF final sans le fichier à partir duquel il a été réalisé. Vous pouvez avoir accès au site, mais pas au service qui l’héberge. Vous pouvez recevoir un projet modifiable qui utilise une police pour laquelle l’équipe suivante devra obtenir sa propre licence.
Aucune de ces situations ne signifie à elle seule que la collaboration a été mal gérée. Ce qui compte, c’est ce qui a été convenu, les dépendances qui existent et le fait qu’elles soient expliquées avant de devenir un problème.
Un simple inventaire change la conversation
Le tableau ci-dessous est un modèle d’organisation. Il ne suppose pas que chaque projet comprend tous ces éléments ni que chaque plateforme permet les mêmes types de transfert.
| Élément | Ce qu’il faut clarifier | Comment vérifier |
|---|---|---|
| Nom de domaine et hébergement | Titulaire, administrateurs, renouvellement et récupération | La personne désignée peut administrer le service |
| Comptes publicitaires | Administrateurs, partenaires et facturation | Les accès convenus fonctionnent dans le bon compte |
| Analyse et mesure | Propriétés, configurations et responsabilité | L’équipe peut accéder aux données et à la documentation |
| Supports créatifs | Exports, fichiers sources modifiables et éléments inclus | Les fichiers s’ouvrent et peuvent être utilisés conformément à l’accord |
| Sites et intégrations | Code ou thème, abonnements et dépendances | Il existe une procédure claire de continuité et de restauration |
| Données et rapports | Ce qui est conservé, qui y a accès et ce qui peut être exporté | Les exports convenus sont lisibles et expliqués |
Un simple inventaire peut indiquer la ressource, l’identifiant, le titulaire, le niveau d’accès, l’emplacement de la documentation et l’état des licences. Les mots de passe n’ont pas leur place dans ce document. Accordez les accès par les mécanismes prévus par chaque service.
Accès de l’agence et contrôle de l’entreprise
Dans une configuration adaptée au projet, les personnes désignées par le client peuvent exercer le contrôle convenu, et l’agence reçoit les autorisations nécessaires à son travail. Nous évitons les situations où le seul accès dépend d’un ancien collègue ou d’un compte personnel qui ne peut plus être récupéré.
Les plateformes utilisent parfois des termes déroutants. Dans Google Ads, la « propriété » au niveau du compte administrateur désigne des privilèges d’administration. Google précise qu’ils ne retirent ni les droits d’administration du client ni la propriété des données du compte. Le terme technique doit être compris dans le contexte de la plateforme. Google Ads : propriété du compte administrateur (en anglais)
Ce paramètre ne répond pas automatiquement aux questions sur les droits relatifs aux photos, au code ou aux supports créatifs. Pour celles-ci, nous vérifions les accords et les licences applicables.
« Fichiers inclus » demande un sens précis
Prenons deux propositions fictives d’identité visuelle. L’une comprend des formats de logo utilisables, une charte et les exports finaux. L’autre comprend aussi des fichiers sources organisés et une séance de passation. Les deux peuvent répondre à des besoins réels, mais les livrables diffèrent.
Un export final peut suffire pour la publication. Un fichier modifiable devient utile si vous voulez d’autres adaptations. Pour l’utiliser, il peut falloir le bon logiciel, les polices, les images associées et des explications sur sa structure.
Distinguez les livrables finaux des explorations internes, des versions écartées, des outils généraux de l’agence et des éléments de tiers. Ne supposez pas que tout est transféré ni que l’abonnement d’un prestataire accompagne le projet.
Une passation est complète quand le travail peut être utilisé
Un lien envoyé par e-mail peut expirer. Une archive peut contenir des fichiers aux noms peu clairs. Un export peut omettre les informations dont l’équipe suivante a besoin.
Une passation utile comprend l’inventaire convenu, des fichiers clairement nommés et la vérification qu’ils peuvent être ouverts ou consultés. Pour un site, testez la procédure de restauration dans un environnement adapté lorsque c’est pertinent. Pour une campagne, vérifiez l’accès au bon compte et l’historique des décisions passées.
Nous établissons aussi qui conserve les abonnements, ce qui se passe à leur échéance et quelles activités demandent un accompagnement distinct. Le coût de la poursuite du projet devient ainsi plus facile à anticiper.
Comment nous abordons cette clarté chez NOT MORE.
Dans la proposition de collaboration, nous définissons les livrables et les responsabilités. Nous discutons de ce que l’équipe du client doit pouvoir utiliser, des accès nécessaires et de ce qui dépend d’autres services ou prestataires.
Un partenariat sain aide le client à comprendre le projet et à prendre des décisions éclairées. La documentation et la passation réduisent les questions répétées et facilitent la continuité.
Trois questions avant de signer
- Quels comptes et quels fichiers pourrai-je gérer ou utiliser à la fin ?
- Quelles licences, quels abonnements et quels services restent nécessaires ?
- Comment vérifions-nous que la passation correspond à ce que nous avons convenu ?
Que doit pouvoir gérer votre équipe ?
Dites-nous ce que vous voulez construire et ce que vous devrez utiliser ensuite. Nous verrons ensemble les accès, les livrables et les dépendances qu’il vaut la peine de préciser dans la proposition.
La passation doit permettre de poursuivre le travail
Lorsqu’un projet comprend des logiciels, des intégrations, des automatisations ou des processus, la passation doit aussi couvrir ces composants. Nous précisons le code et les fichiers fournis, les configurations, la documentation, les accès, les licences et les dépendances envers des outils externes. Les droits et les conditions d’utilisation sont convenus explicitement ; des composants différents peuvent avoir des conditions différentes.
Chez NOT MORE., nous vérifions les livrables convenus et expliquons qui pourra gérer la solution ensuite. L’assistance, le suivi et la maintenance peuvent se poursuivre dans le cadre d’un accord ou passer à une équipe désignée. Un partenariat durable repose sur l’utilité et la confiance, y compris une passation qui aide le client à comprendre ce qu’il utilise.