Has decidido cambiar de agencia. Quizá necesites otras competencias, otra organización o más claridad. El siguiente paso parece sencillo: dar los accesos al nuevo equipo y empezar.
Puedes tener buenos motivos para cambiar de socio y aun así preocuparte por la transición. Un inventario y un plan de traspaso muestran con claridad qué hay que preservar, comprobar o cambiar.
En la práctica, un proyecto contiene más de lo que ves en la cuenta. Hay campañas programadas, suscripciones, formularios, reglas automáticas, integraciones y decisiones tomadas en los últimos meses. Algunas tienen que mantenerse y otras revisarse. Para distinguirlas, el nuevo equipo necesita contexto.
Cambiar de socio es una intervención en el funcionamiento de la empresa. Merece la pena saber quién responde de cada fase y cuándo cambia de manos la responsabilidad.
Partimos del motivo del cambio
«Queremos mejores resultados» es una intención. Un traspaso útil empieza por identificar qué no ha funcionado: la calidad de las solicitudes, el tiempo de respuesta, los informes, la producción creativa, la implementación o la coordinación entre equipos.
Si se contacta demasiado tarde con quienes envían solicitudes, cambiar los anuncios solo trata una parte del problema. Si faltan datos, la primera tarea puede ser construir una imagen exacta del proyecto.
Establecemos qué hay que mejorar, cómo veremos el avance y qué depende del cliente, de la agencia o de otro proveedor. El nuevo socio tiene que poder explicar esas dependencias antes de prometer un resultado.
Cuatro fases de traspaso
Un traspaso necesita fases y comprobaciones claras.
Un proceso ilustrativo. Los plazos dependen de la complejidad y de las dependencias.
Inventario
Sabemos qué existe y qué falta.
Accesos + contexto
El nuevo equipo puede comprobar el proyecto.
Traspaso
Todos saben quién asume la responsabilidad y cuándo.
Seguimiento
Confirmar que las funciones esenciales siguen funcionando después del cambio.
| Fase | Lo que hay que conseguir | Condición para pasar a la siguiente fase |
|---|---|---|
| Inventario | Cuentas, piezas, integraciones, calendario y responsabilidades | Sabemos qué existe y qué falta |
| Accesos y contexto | Permisos de trabajo, documentación e historial relevante | El nuevo equipo puede comprobar el proyecto |
| Toma de control operativa | El momento del cambio y quién interviene | Está claro quién gestiona cada actividad |
| Seguimiento | La comprobación de la difusión, los formularios y la medición | Las funciones esenciales se confirman después del cambio |
No todas las fases llevarán el mismo tiempo. Una cuenta publicitaria sencilla y un proyecto que abarca una tienda, una web, el email, el seguimiento y varios proveedores exigen un trabajo distinto. Construye el calendario a partir del inventario y de las dependencias.
Un ejemplo de dependencia fácil de pasar por alto
Tomemos una tienda ficticia con anuncios activos y un formulario de solicitud de presupuesto. La nueva agencia recibe acceso a la publicidad. El alojamiento lo gestiona un freelance, las notificaciones del formulario pasan por un servicio aparte y el informe de ventas usa un archivo que actualiza el equipo comercial.
El acceso a las cuentas publicitarias es solo una parte del traspaso. Si no comprobamos el formulario y las notificaciones, corremos el riesgo de seguir enviando tráfico a un recorrido que ya no hace llegar las solicitudes adonde debería. Si no entendemos el informe de ventas, corremos el riesgo de leer mal los resultados existentes.
Una prueba controlada del formulario comprueba adónde va la solicitud. Márcala como prueba y comprueba cómo la trata la medición, para que no pueda confundirse con un lead real.
El historial tiene que entenderse
Pedimos las piezas activas, los resultados de los periodos relevantes y la explicación de los cambios importantes.
- ¿Por qué se detuvo una campaña?
- ¿Qué oferta estaba vigente?
- ¿Cuándo cambió el presupuesto?
- ¿Qué cambió en el stock o en el precio?
Un informe sin definiciones puede hacer creer que cada «conversión» es una venta. Establece qué cuenta, a partir de qué fuente y en qué periodo. Conserva también la incertidumbre: una variante con muy pocos datos no es automáticamente una prueba perdedora.
Pon fecha al estado inicial del proyecto. Se convierte en una referencia para los cambios posteriores y ayuda a distinguir los problemas existentes de los que aparecen durante la transición.
El orden para retirar y conceder accesos
En una transición normal, comprobamos que las personas designadas por el cliente tienen el control necesario y que los nuevos accesos funcionan antes de cerrar los accesos operativos anteriores. Fijamos un límite claro: quién puede cambiar presupuestos, publicar piezas o intervenir en la web, y hasta cuándo.
Evitamos que dos equipos cambien la misma configuración a la vez sin coordinarse. Ante un problema real de seguridad, proteger las cuentas puede exigir otro orden, adaptado a la situación.
En Google Ads, desvincular una cuenta de administrador también tiene que valorarse frente a los recursos o los ajustes compartidos. La documentación de la plataforma describe los efectos posibles; hay que comprobarlos antes de actuar. Google Ads: desvincular una cuenta de administrador (en inglés)
Retirar a un socio no borra necesariamente el historial, y eliminar una vinculación no siempre está libre de consecuencias. Comprueba la configuración concreta antes de actuar.
Lo que cambiamos en las primeras fases
Damos prioridad a los bloqueos confirmados: un destino erróneo, una oferta caducada, un formulario que falla o una medición claramente duplicada. Para los cambios más amplios, damos el motivo y dejamos constancia de lo que modificamos.
Un equipo nuevo puede mantener lo que funciona. Cambiar de agencia no exige por sí mismo una cuenta nueva, una web nueva ni piezas nuevas. Reconstruir exige un motivo basado en las necesidades del proyecto y en los límites de la solución existente.
Los resultados posteriores tienen que interpretarse teniendo en cuenta la estacionalidad, las promociones, el presupuesto, el stock y la duración de la decisión de compra. Un cambio después del traspaso no explica por sí solo su causa.
Cómo abordamos un traspaso en NOT MORE.
Partimos del objetivo, del inventario y de la comprobación de los accesos. Distinguimos el trabajo de traspaso de la gestión diaria y de los proyectos adicionales. Documentamos lo que puede valorarse, lo que falta y los cambios que recomendamos.
Trata la información del equipo anterior con profesionalidad. Al cliente le aporta más entender el problema y la solución que especular sobre las intenciones de un antiguo socio.
Tres preguntas antes de un cambio
- ¿Quién gestiona cada actividad hasta el traspaso y quién se hace cargo después?
- ¿Qué dependencias podrían interrumpir las campañas, la web o la recepción de solicitudes?
- ¿Qué mantendremos, qué cambiaremos y cómo valoraremos sus efectos?
¿Cómo organizar el traspaso de tu proyecto?
Puedes partir de los servicios afectados, del motivo del cambio y de los accesos de los que dispones. Definiremos lo que tenemos que saber antes de proponer las fases y los recursos de un traspaso.
La continuidad incluye los procesos y las implementaciones existentes
Si también asumimos la web, la medición, las automatizaciones o el CRM, revisamos la documentación, los accesos y su funcionamiento. Distinguimos lo que podemos confirmar de entrada de lo que exige un análisis. NOT MORE. puede hacer las reparaciones acordadas y reorganizar los componentes manteniendo las funciones existentes que son útiles.
Juntos establecemos quién aprueba los cambios, quién confirma los datos comerciales y quién supervisa la transición. El informe muestra lo que se ha asumido, lo que ha cambiado y lo que queda por resolver. Cambiar de socio se convierte en un traspaso organizado que el equipo del cliente puede seguir.
Un buen traspaso respeta el trabajo existente y a las personas
El cambio puede preocupar al equipo que conoce un proyecto: ¿qué se perderá, cuánto habrá que reconstruir y a quién se hará responsable de las dificultades? Empezamos con un inventario y hechos comprobables. Mantenemos los componentes útiles e implicamos a las personas que los entienden. Separamos lo que puede valorarse antes del acceso de lo que exige una confirmación después. En NOT MORE., un plan de transición tiene que ayudar a los equipos a seguir trabajando y a entender lo que viene.
Una competencia adicional puede completar la relación existente
Antes de decidir cambiar de agencia, aclara si necesitas un relevo o una aportación adicional. Un equipo puede gestionar bien la comunicación y la promoción y aun así necesitar ayuda con el desarrollo web, la medición, la producción creativa o una revisión estratégica aparte. La colaboración existente puede continuar, con funciones complementarias.
NOT MORE. puede trabajar junto a tu equipo interno, tu agencia actual o varios socios. También podemos llevar a cabo proyectos o componentes que nos encarga una agencia. Acordamos el brief, quién coordina, las aprobaciones, los accesos y el traspaso. Cuando nuestra intervención es limitada, dejamos claro ese límite, para que cada equipo sepa qué recibe y qué sigue gestionando.