Vous avez trouvé un prestataire. Accepté sa proposition. Payé sa facture.
Mais vous devez encore préparer les éléments, expliquer le contexte, mettre les personnes en relation, vérifier les livrables et suivre tout ce qui reste en suspens.
Sur le devis, vous avez acheté une prestation. Dans votre agenda, vous avez ajouté un projet à coordonner.
Parfois, cette répartition du travail est adaptée. Vous avez l’expérience, le temps et les personnes nécessaires. Parfois, c’est précisément leur absence qui vous a poussé à chercher de l’aide.
Avant de comparer deux prix, il est donc utile de comparer aussi ce que vous devrez faire après avoir accepté chaque proposition.
Avoir accès à une solution ne supprime pas le travail nécessaire pour l’utiliser
Vous pouvez disposer d’un outil de création de sites, d’un générateur de textes, d’un compte publicitaire ou d’un designer disponible quelques heures par semaine.
Tout cela vous ouvre des possibilités. Pour obtenir un résultat utile, vous devez encore décider quoi construire, pour qui, dans quel ordre et comment vérifier que cela fonctionne.
Quelqu’un doit faire ce travail.
S’il n’est pas inclus dans la prestation et que personne n’en est responsable dans votre équipe, il vous revient souvent. Sous forme de questions, de validations, de messages, de relances et de décisions que personne d’autre n’est en mesure de prendre.
Le coût ne figure pas nécessairement sur une facture supplémentaire. Il se traduit par du temps mobilisé et par des choses que vous n’arrivez plus à faire.
Deux propositions pour la même prestation peuvent couvrir des réalités différentes
Prenons un site internet.
La première proposition comprend le design et le développement. Le client fournit la structure, les textes, les images et les consignes pour les formulaires.
La seconde comprend aussi la clarification des objectifs, l’organisation de l’information, la rédaction des contenus, la coordination des éléments et la vérification des principaux parcours utilisateurs.
Les deux propositions peuvent être pertinentes. Pour une entreprise dotée d’une équipe interne compétente et disponible, la première peut convenir. Pour un dirigeant qui n’a personne à qui confier ces responsabilités, l’écart de prix doit être examiné avec l’écart d’implication demandé.
| Ce qu’il faut clarifier | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Qui définit la structure et les priorités ? | Les décisions en attente peuvent bloquer la réalisation. |
| Qui prépare les contenus et les éléments nécessaires ? | La mise en œuvre dépend de leur disponibilité. |
| Qui coordonne les personnes impliquées ? | Sans responsable clairement désigné, le client peut devenir l’intermédiaire pour tout. |
| Qui vérifie le résultat dans son ensemble ? | Livrer chaque composant ne garantit pas qu’ils fonctionnent tous ensemble. |
| Que reste-t-il à faire après la livraison ? | Une livraison peut encore laisser une charge de travail interne importante. |
Une proposition plus chère doit expliquer précisément quelles responsabilités supplémentaires elle prend en charge. Une proposition moins chère doit rendre visible ce qui reste à la charge du client.
C’est à ce moment-là que la comparaison devient utile.
Vos heures comptent, même si vous ne les facturez pas
Imaginez deux options hypothétiques pour un même projet.
L’une coûte 1 200 € et demande 25 heures de votre implication. L’autre coûte 1 800 € et en demande 8. Ces estimations comprennent la préparation des éléments, la coordination et les vérifications.
La différence est de 600 € et de 17 heures.
La question devient : est-il intéressant de payer cette différence pour libérer ces 17 heures, à condition que les livrables et la qualité des deux options répondent à vos besoins ?
La réponse dépend de votre situation.
Vous avez peut-être du temps disponible et l’envie d’apprendre. Un collègue peut peut-être prendre le projet en charge. Ou ces 17 heures sont exactement celles dont vous avez besoin pour un lancement, vos clients actuels ou une décision importante.
Il n’est pas nécessaire de transformer automatiquement chaque heure économisée en chiffre d’affaires hypothétique. Le temps retrouvé peut aussi avoir de la valeur parce qu’il réduit la surcharge ou permet de respecter une échéance. Mais le gain doit être crédible et reposer sur des responsabilités réellement prises en charge.
Un prestataire plus cher qui exige autant de coordination n’a pas justifié cet écart.
Parfois, vous avez assez de prestataires et trop peu de coordination
Le designer attend les textes. La personne qui les rédige attend la structure. Le développeur a besoin de décisions. Le spécialiste de la publicité attend la page finalisée.
Chacun peut être compétent. Pourtant, le projet n’avance pas.
Dans cette situation, ajouter un exécutant peut créer une relation supplémentaire à gérer. Avant de chercher une nouvelle équipe, vérifiez s’il manque une compétence ou une personne responsable de l’ensemble.
Vous avez peut-être besoin d’un brief commun, d’un enchaînement clair des étapes et de quelqu’un qui suive les dépendances. Il faut peut-être limiter le projet à ce qui est nécessaire maintenant. Ou reprendre l’un de ses composants.
Le diagnostic compte, car chacune de ces situations appelle une intervention différente.
C’est ici que commence la stratégie
La stratégie relie ce que vous voulez obtenir à ce que vous pouvez soutenir financièrement, opérationnellement et en temps.
Avant de choisir la prestation ou l’ampleur du projet, nous devons comprendre :
- Quel résultat compte à cette étape ?
- Qu’est-ce qui empêche de l’obtenir ?
- Que peut réellement prendre en charge l’équipe interne ?
- Que doit prendre en charge le partenaire externe ?
- Qu’est-ce qui est urgent et qu’est-ce qui peut attendre ?
- Comment vérifierons-nous si l’intervention a été utile ?
Les réponses peuvent mener à un projet complet, à une intervention ciblée ou à une phase de clarification avant la réalisation.
Pour une entreprise, la bonne solution peut être de confier un périmètre entier à un partenaire externe. Pour une autre, un système simple et quelques heures d’accompagnement peuvent suffire à poursuivre en interne.
La valeur d’une recommandation tient à son adéquation avec la situation réelle.
Comment nous aborderions la situation
Chez NOT MORE., nous commencerions par identifier où se concentrent les efforts et pourquoi.
Nous distinguerions les activités qui nécessitent votre contribution, comme les décisions concernant l’entreprise et la validation des informations, de celles qu’une équipe peut prendre en charge : structurer les éléments, coordonner la réalisation, suivre les dépendances et vérifier les livrables.
Nous définirions ensuite les responsabilités avant d’estimer le projet. Ce que nous livrons, ce dont nous avons besoin de votre part, quand vous devez intervenir et qui décide en cas de blocage.
Une bonne collaboration exige l’implication des deux parties. L’objectif est que votre participation soit nécessaire et prévisible, et que notre responsabilité soit claire.
Qu’achetez-vous réellement ?
Lorsque vous choisissez une prestation, vous choisissez aussi une façon d’arriver au résultat.
Certaines options demandent plus d’argent et moins de temps en interne. D’autres nécessitent un budget plus faible et une contribution plus importante de votre part. Chacune peut convenir si vous comprenez cet arbitrage avant de l’accepter.
Les problèmes apparaissent lorsque vous ne prévoyez que la facture et découvrez les autres obligations en cours de route.
Lors de votre prochain devis, posez aussi cette question : « Une fois la prestation payée, que devrai-je encore faire pour que ce projet réussisse ? »
La réponse peut vous en apprendre autant que le prix.
Un projet vous prend plus de temps qu’il ne devrait ?
Nous pouvons commencer par une discussion sur les blocages, les responsabilités et ce qui mérite d’être simplifié.