Mogą to Państwo zrobić sami. Ale ile to kosztuje?

Wykonawca wybrany. Oferta zaakceptowana. Faktura opłacona.

Ale nadal trzeba przygotować materiały, wyjaśnić kontekst, skontaktować ze sobą zaangażowane osoby, sprawdzić rezultaty i dopilnować wszystkiego, co pozostało nierozwiązane.

Według oferty kupili Państwo usługę. W kalendarzu pojawił się kolejny projekt do koordynowania.

Czasami taki podział pracy ma sens. Mają Państwo potrzebne doświadczenie, czas i ludzi. Innym razem to właśnie brak tych zasobów był powodem szukania pomocy.

Dlatego zanim porównają Państwo dwie ceny, warto porównać też to, co trzeba będzie zrobić po przyjęciu każdej z ofert.

Dostęp do rozwiązania nie eliminuje pracy potrzebnej do jego wykorzystania

Mogą Państwo mieć kreator stron internetowych. Narzędzie generujące teksty. Konto reklamowe. Grafika dostępnego przez kilka godzin w tygodniu.

Wszystko to daje możliwości. Aby uzyskać przydatny rezultat, nadal trzeba zdecydować, co powstaje, dla kogo, w jakiej kolejności i jak sprawdzić, czy to działa.

Ktoś musi wykonać tę pracę.

Jeśli nie obejmuje jej kupiona usługa, a w zespole nikt za nią nie odpowiada, często trafia do Państwa. W postaci pytań, akceptacji, wiadomości, przypomnień i decyzji, których nikt inny nie może podjąć.

Koszt nie musi pojawić się na dodatkowej fakturze. Widać go w zajętym czasie i w sprawach, na które już go nie wystarcza.

Dwie oferty na tę samą usługę mogą obejmować różne rzeczy

Weźmy stronę internetową.

Pierwsza oferta obejmuje projekt graficzny i wdrożenie. Klient dostarcza strukturę, teksty, zdjęcia i wytyczne dotyczące formularzy.

Druga obejmuje również doprecyzowanie celów, uporządkowanie informacji, napisanie treści, koordynację materiałów i sprawdzenie najważniejszych ścieżek użytkowników.

Obie mogą być uczciwymi propozycjami. Dla firmy z dobrze przygotowanym zespołem wewnętrznym pierwsza może być właściwym wyborem. Gdy właściciel firmy nie ma komu powierzyć tych obowiązków, różnicę w cenie trzeba rozpatrywać razem z różnicą we własnym zaangażowaniu.

Droższa oferta powinna dokładnie wyjaśniać, jakie dodatkowe obowiązki i odpowiedzialność przejmuje wykonawca. Tańsza powinna jasno pokazywać, co pozostaje po stronie klienta.

Dopiero wtedy porównanie zaczyna być użyteczne.

Państwa czas ma znaczenie, nawet jeśli nie jest fakturowany

Wyobraźmy sobie dwa hipotetyczne warianty tego samego projektu.

Jeden kosztuje 1200 € i wymaga 25 godzin Państwa zaangażowania. Drugi kosztuje 1800 € i wymaga 8 godzin. Szacunki obejmują przygotowanie materiałów, koordynację i sprawdzanie rezultatów.

Różnica wynosi 600 € i 17 godzin.

Pytanie brzmi: czy warto dopłacić tę kwotę, aby odzyskać 17 godzin, zakładając, że zakres i jakość obu wariantów odpowiadają potrzebom?

Odpowiedź zależy od Państwa sytuacji.

Być może mają Państwo wolny czas i chcą się czegoś nauczyć. Być może projekt może przejąć ktoś z zespołu. A może właśnie tych 17 godzin potrzeba na premierę produktu, obsługę obecnych klientów albo ważną decyzję.

Nie trzeba automatycznie przeliczać każdej zaoszczędzonej godziny na hipotetyczny przychód. Odzyskany czas może mieć wartość także dlatego, że ogranicza przeciążenie lub pomaga dotrzymać terminu. Oszczędność musi jednak być wiarygodna i wynikać z obowiązków, które rzeczywiście ktoś przejmuje.

Droższy wykonawca, który wymaga tyle samo koordynacji, nie uzasadnił w ten sposób różnicy w cenie.

Czasami wykonawców jest wystarczająco dużo, a koordynacji za mało

Grafik czeka na teksty. Osoba pisząca teksty czeka na strukturę. Programista potrzebuje decyzji. Specjalista od reklamy czeka na gotową stronę.

Wszyscy mogą być kompetentni. A mimo to projekt stoi w miejscu.

W takiej sytuacji kolejny wykonawca może oznaczać kolejną relację do zarządzania. Zanim zaczną Państwo szukać nowego zespołu, warto sprawdzić, czy brakuje określonej umiejętności, czy osoby odpowiedzialnej za całość.

Być może potrzebny jest wspólny brief, jasna kolejność etapów i ktoś, kto będzie pilnował zależności. Być może trzeba ograniczyć projekt do tego, co jest potrzebne teraz. A może jeden element wymaga poprawy.

Diagnoza jest ważna, ponieważ każda z tych sytuacji wymaga innego działania.

Tutaj zaczyna się strategia

Strategia łączy to, co chcą Państwo osiągnąć, z tym, na co pozwalają zasoby finansowe, operacyjne i czasowe.

Zanim wybierzemy usługę lub zakres projektu, musimy zrozumieć:

• Jaki rezultat jest ważny na tym etapie?
• Co przeszkadza w jego osiągnięciu?
• Co zespół wewnętrzny może realnie przejąć?
• Czym powinien zająć się partner zewnętrzny?
• Co jest pilne, a co może poczekać?
• Jak sprawdzimy, czy podjęte działania pomogły?

Odpowiedzi mogą prowadzić do pełnego projektu, punktowej zmiany albo etapu doprecyzowania przed rozpoczęciem realizacji.

Dla jednej firmy właściwym rozwiązaniem może być powierzenie całego obszaru odpowiedzialności partnerowi zewnętrznemu. Dla innej wystarczą prosty system i kilka godzin wsparcia, które umożliwią dalszą pracę wewnątrz zespołu.

Wartość rekomendacji wynika z jej dopasowania do konkretnej sytuacji.

Jak byśmy do tego podeszli

W NOT MORE. zaczęlibyśmy od ustalenia, na co idzie wysiłek i dlaczego.

Oddzielilibyśmy działania wymagające Państwa udziału, takie jak decyzje biznesowe i weryfikacja informacji, od tych, które może przejąć zespół: porządkowania materiałów, koordynowania realizacji, pilnowania zależności i sprawdzania rezultatów.

Następnie określilibyśmy odpowiedzialności, zanim oszacujemy projekt. Co dostarczamy, czego potrzebujemy od Państwa, kiedy potrzebne jest Państwa zaangażowanie i kto podejmuje decyzje, jeśli pojawią się przeszkody.

Dobra współpraca wymaga zaangażowania obu stron. Chodzi o to, aby Państwa udział był potrzebny i przewidywalny, a nasza odpowiedzialność jasno określona.

Co właściwie Państwo kupują?

Wybierając usługę, wybierają Państwo też określony sposób dojścia do rezultatu.

Niektóre warianty wymagają większych wydatków i mniejszego nakładu czasu wewnętrznego. Inne zakładają mniejszy budżet i większe zaangażowanie po stronie klienta. Każdy może być odpowiedni, jeśli ten kompromis jest jasny przed podjęciem decyzji.

Problemy zaczynają się wtedy, gdy planuje się wyłącznie wydatek z faktury, a pozostałe obowiązki odkrywa się po drodze.

Przy następnej ofercie warto zapytać również: „Co po opłaceniu usługi nadal będziemy musieli zrobić sami, żeby ten projekt się udał?”

Odpowiedź może powiedzieć tyle samo co cena.

Projekt zajmuje więcej czasu, niż powinien?

Możemy zacząć od rozmowy o przeszkodach, odpowiedzialności i tym, co warto uprościć.