Llegan dos propuestas. Una cuesta menos. Ambas prometen una web, la gestión de campañas o una serie de materiales.
Es lógico preguntarse por qué pagar más. Es una pregunta que conviene hacer. Una tarifa superior debe justificarse con algo concreto: experiencia relevante, responsabilidades, comprobaciones, servicios incluidos o una solución más adecuada.
Pero antes de comparar precios hay otra pregunta: ¿qué estás comprando exactamente en cada opción?
El mismo nombre puede abarcar servicios diferentes
Una «web corporativa» puede consistir en unas páginas creadas con una plantilla. También puede incluir organizar la oferta, redactar los textos, configurar los formularios, comprobar su uso en móvil y preparar la medición.
La «gestión de campañas» puede cubrir una cuenta sencilla que ya está bien configurada. O puede implicar rehacer la medición, trabajar en varios mercados, crear materiales y conectar las solicitudes con los resultados comerciales.
Ninguna opción es incorrecta por definición. El problema aparece cuando se comparan como si cubrieran la misma necesidad.
Una propuesta más económica puede ser eficiente porque el proveedor está especializado, tiene buenos procesos o entrega exactamente lo que necesitas. También puede costar menos porque algunas actividades siguen siendo responsabilidad tuya.
Hay que saber ante cuál de estas situaciones estamos.
Antes del precio, define qué significa «terminado»
«Web incluida» no es un criterio suficientemente preciso para evaluar la entrega.
En un proyecto concreto, «terminado» podría significar que las páginas acordadas están completas, los formularios envían las solicitudes a las personas adecuadas, las confirmaciones funcionan y el equipo puede actualizar la información esencial. Las comprobaciones en móvil, la medición y los accesos se acuerdan según las necesidades del proyecto.
Estos requisitos deben aclararse antes de contratar. Si aparecen al final, el proveedor puede considerarlos trabajo adicional mientras el cliente daba por hecho que estaban incluidos.
Los criterios de aceptación aclaran la comparación: qué debe funcionar, cómo se comprueba, quién lo valida y quién corrige las desviaciones respecto a lo acordado.
No todos los proyectos necesitan la misma lista. Ambas propuestas deben responder a la misma lista de requisitos pertinentes.
Algunos ahorros trasladan trabajo hacia ti
Una propuesta puede excluir textos, preparación de imágenes, carga de productos o comprobación de integraciones. Si tu equipo tiene los conocimientos y el tiempo necesarios, ese reparto puede encajar.
Si no, habrá más actividades que coordinar o servicios que comprar por separado. Conviene estimar esa aportación antes de elegir. En «Puedes hacerlo tú. Pero ¿cuánto te cuesta?» analizamos con más detalle el trabajo que queda en manos del cliente.
Lo mismo sucede con una suscripción de software: las exportaciones manuales, las herramientas adicionales y las comprobaciones necesarias forman parte del coste de utilizarla en tu empresa.
Una comparación sencilla con cifras ficticias
Supongamos que comparamos dos propuestas para la misma web, durante el mismo periodo y con los mismos requisitos finales. Los importes son ilustrativos, en EUR y sin IVA. No son tarifas de NOT MORE.
| Componente | Opción A | Opción B |
|---|---|---|
| Precio inicial | 1200 € | 2000 € |
| Funcionalidades necesarias no incluidas inicialmente | 450 € | Incluidas |
| Comprobaciones y correcciones necesarias en este escenario | 350 € | Incluidas |
| Total de pagos a proveedores | 2000 € | 2000 € |
| Tiempo interno de coordinación | 20 horas | 8 horas |
| Valor estimado del tiempo interno, a 30 €/hora | 600 € | 240 € |
| Coste económico estimado en este escenario | 2600 € | 2240 € |
La diferencia inicial era de 800 € a favor de la opción A. En este escenario, los pagos terminan siendo iguales. La diferencia de 360 € en el coste económico procede íntegramente de valorar las 12 horas adicionales de coordinación.
El tiempo interno no implica necesariamente un pago adicional. La tarifa de 30 € por hora es una hipótesis de cálculo que debe sustituirse por una estimación adecuada para la empresa. No hay que volver a contar el mismo trabajo si ya está incluido en otra categoría de costes.
El ejemplo no demuestra que la propuesta de 2000 € siempre sea mejor. Si la opción A cumple los requisitos sin los añadidos y el esfuerzo supuestos aquí, puede seguir siendo la elección adecuada.
Comparamos alcance y condiciones. No llenamos automáticamente la columna de la propuesta barata con problemas imaginarios.
En marketing, los honorarios son una parte de la inversión
Unos honorarios de 200 € al mes frente a 500 € generan una diferencia de 900 € en tres meses. Ese ahorro es real.
Lo que esos precios no nos dicen es cómo se gestionará el presupuesto publicitario ni qué resultados se obtendrán.
Para evaluar la colaboración debemos entender qué se mide, qué objetivos se persiguen, cómo se valoran las solicitudes y qué ocurre cuando llegan a la empresa.
Una medición insuficiente puede dificultar la evaluación. Pero configurar conversiones tampoco garantiza buenos resultados. La oferta, el público, la página de destino y el proceso comercial siguen siendo importantes.
Haber gastado dinero sin resultados satisfactorios no demuestra que el proveedor más caro habría tenido éxito. Hay que identificar el problema y las pruebas, sin utilizar la decepción para justificar retrospectivamente cualquier alternativa.
La comparación continúa después de la entrega
Un vídeo puede necesitar una nueva edición si no se acordaron los formatos y los usos. Una fotografía puede tener un precio accesible, pero los derechos incluidos quizá no cubran la campaña prevista.
Una web puede ser fácil de lanzar y difícil de actualizar o trasladar. El acceso a cuentas, archivos y datos también importa cuando termina la colaboración. Las suscripciones, el mantenimiento y la dependencia de ciertas herramientas deben evaluarse durante el mismo periodo en ambas propuestas.
Son preguntas que conviene hacer antes de contratar. Algunas revelarán diferencias importantes. Otras confirmarán que la propuesta sencilla es suficiente.
Si hay que replantear la elección, aparecen otros costes: buscar un equipo, retomar las conversaciones y rehacer trabajo. Esa etapa es el tema de nuestro artículo sobre el coste de elegir dos veces.
Cuándo recomendaríamos la opción más económica
La recomendaríamos si resuelve la necesidad, las responsabilidades están claras y sus límites son aceptables.
Una página sencilla puede bastar para probar una idea. Para un proceso estándar, una solución existente puede encajar mejor que un desarrollo a medida. Un profesional independiente puede cubrir exactamente el trabajo necesario para un briefing bien delimitado.
Pagar por complejidad que no necesitas también es una decisión costosa.
Un proveedor creíble debería poder explicar qué puedes eliminar del proyecto, además de qué puedes añadir.
Cómo compararíamos las propuestas
En NOT MORE., empezaríamos por el resultado mínimo necesario y los criterios de aceptación. Después aclararíamos:
- ¿Qué incluye cada propuesta y qué queda bajo la responsabilidad del cliente?
- ¿Qué dependencias y costes recurrentes existen?
- ¿Cómo se comprueba la entrega y quién corrige los problemas?
- ¿Cuánto tiempo interno debe reservarse?
- ¿Quién es titular de las cuentas, los datos y los archivos, y qué acceso recibe el cliente?
- ¿Qué implica cambiar de proveedor o detener el proyecto?
Separaríamos los costes conocidos de las estimaciones y los riesgos. No sumaríamos «ventas perdidas» como una cantidad segura sin pruebas. Si analizáramos un coste de oportunidad, explicaríamos las hipótesis y utilizaríamos escenarios.
La misma disciplina debe aplicarse a nuestra propuesta. Si cobramos más, debemos mostrar qué cubre la diferencia y por qué importa en esa situación.
Una buena decisión debe seguir teniendo sentido después de firmar
Un presupuesto limitado es una restricción legítima. La estrategia ayuda a decidir qué merece hacerse ahora, qué puede simplificarse y qué puede esperar.
Puedes ahorrar eligiendo menos entregables, un proyecto por fases o una solución estándar. El ahorro se vuelve arriesgado cuando eliminas elementos necesarios sin comprender las consecuencias.
Antes de decidir si una propuesta es más barata, comprueba si cubre la misma necesidad en las mismas condiciones.
Entiende qué compras, qué queda por hacer y quién pagará por el resto.
¿Tienes dos propuestas y no está claro qué justifica la diferencia?
Podemos empezar por la necesidad, los criterios de aceptación y las responsabilidades. A partir de ahí, la comparación será más clara.