Koszt systemu AI obejmuje zdefiniowanie procesu, przygotowanie informacji, wdrożenie, integracje, użytkowanie, przegląd i utrzymanie. Subskrypcja lub opłaty za użycie modelu pokrywają tylko część. Szacunek staje się przydatny, gdy odnosi się do obciążenia pracą, akceptowalnego wyniku i jasnych odpowiedzialności.
Demonstracja może dobrze odpowiadać na kilka pytań. Codzienne użytkowanie przynosi aktualizowane produkty, niekompletne dokumenty, wyjątki, zmieniające się oferty i sytuacje, na które nie byliśmy przygotowani. Budżet musi uwzględniać także tę pracę.
Za co płaci się na początku?
Najpierw za zrozumienie potrzeby: gdzie proces się zacina, kto będzie korzystać z systemu i jak wyglądałby dobry wynik. Niektóre firmy mają już strategię i uporządkowane informacje. Inne potrzebują znacznej pracy nad katalogiem lub wewnętrznymi odpowiedzialnościami.
Następnie projekt obejmuje doświadczenie użytkownika, połączenia ze źródłami i systemami, uprawnienia i testy. Asystent informacji publicznych i system rejestrujący wizyty mają różne wymagania, nawet jeśli oba pojawiają się w oknie rozmowy.
Szacunek musi precyzować rezultaty, to, kto dostarcza informacje, i sposób odbioru pracy. Wdrożenie etapowe musi też wyjaśniać, czego będzie można używać na koniec każdego etapu.
Jakie koszty trwają po uruchomieniu?
| Komponent | Co musi być jasne |
|---|---|
| Platformy i użycie | Co jest rozliczane i jak zmienia się to z wolumenem |
| Integracje i utrzymanie | Kto interweniuje, gdy zmienia się połączenie lub reguła |
| Informacje | Kto aktualizuje produkty, usługi i zasady |
| Przegląd | Ile czasu wymagają ocena i poprawki |
| Obsługa klienta | Kto obsługuje przypadki, których system nie potrafi rozwiązać |
| Ulepszanie | Jak zmiany są testowane przed użyciem |
Niektóre komponenty to wydatki bezpośrednie. Inne pochłaniają czas zespołu. Oba liczą się przy decyzji, ale trzeba je rozdzielić, by nie mylić wypływów gotówki z wartością wykorzystywanych zasobów.
Proste obliczenie z jawnymi założeniami
Poniższy przykład jest całkowicie hipotetyczny. To nie jest cena NOT MORE., wycena dostawcy ani punkt odniesienia rynkowego.
Załóżmy wdrożenie za 4000 €, a następnie 300 € miesięcznie za platformy i użycie oraz 250 € za utrzymanie. Załóżmy też czas przeglądu wewnętrznego wyceniony na 150 € miesięcznie. Te liczby pozostają stałe przez 12 miesięcy i nie obejmują żadnej dodatkowej pracy.
Wydatki bezpośrednie w pierwszym roku wyniosłyby 4000 + 12 × 550 = 10 600 €. Wliczając wartość czasu wewnętrznego, koszt ekonomiczny to 4000 + 12 × 700 = 12 400 €. Traktowanie podatkowe trzeba doprecyzować w prawdziwej propozycji; wszystkie kwoty tutaj są podane na tej samej podstawie, bez VAT.
Jeśli w miesiącu przychodzi 1000 zapytań i 600 wyników uznanych za rozwiązane, miesięczny koszt ekonomiczny działania na prawidłowo zrealizowane zadanie wynosi 700 ÷ 600, około 1,17 €. Nie obejmuje to początkowego wdrożenia. Rozłożenie wdrożenia na 12 miesięcy, wyłącznie dla porównania, daje (700 + 4000 ÷ 12) ÷ 600, około 1,72 €.
„Rozwiązane” trzeba zdefiniować z góry, na przykład jako przekazaną poprawną informację lub potwierdzoną operację. Zamknięta rozmowa nie wystarcza. Obliczony koszt sam nie dowodzi wartości inwestycji.
Korzyść mierzyć osobno
System warto porównać z istniejącym procesem: całkowitym czasem, jakością, błędami, doświadczeniem klienta i istotnymi wynikami handlowymi. Uwolniony czas staje się przydatny, gdy zespół może go wykorzystać. Nie należy automatycznie liczyć go jako oszczędności gotówki ani dodatkowego przychodu.
Podwojenie wolumenu nie musi oznaczać podzielenia kosztu jednostkowego przez dwa. Użycie platform, potrzeby przeglądu i trudne przypadki mogą rosnąć w różnym tempie. Niski koszt rozmowy może też ukrywać znaczną pracę nad poprawkami.
Jak utrzymać proporcjonalną inwestycję?
Warto zacząć od ograniczonego przypadku użycia i budżetu na walidację. Istniejące dane i systemy trzeba wykorzystać, gdy pasują. Po pilotażu należy zdecydować, czy warto go rozszerzyć, czy uprościć proces, czy wystarczyłaby klasyczna automatyzacja.
W NOT MORE. możemy pomóc w analizie i szacunku, wdrożeniu lub uzgodnionej stałej obsłudze. Współpraca zależy od tego, co już istnieje, i od części, którą musimy zbudować razem.
Co musiałby osiągnąć system, aby inwestycja miała sens po uwzględnieniu otaczającej go pracy?