Ile kosztuje wybieranie dwa razy?

Potrzebują Państwo strony internetowej, zespołu marketingowego albo kogoś, kto rozwiąże konkretny problem w Państwa firmie.

Zapytanie o ofertę trafia do kilku wykonawców. Ceny za coś, co na pierwszy rzut oka wygląda na tę samą pracę, są różne. Wybór pada na tańszą opcję.

Na tym etapie nie ma w tym nic złego. Budżetem trzeba zarządzać rozsądnie, a wyższa cena wymaga uzasadnienia.

Problem pojawia się wtedy, gdy cena staje się jedynym kryterium, zanim jasne będą zakres pracy, potrzebny rezultat i koszt sytuacji, w której pierwszy wybór się nie sprawdzi.

W NOT MORE. właśnie od tego zaczęlibyśmy rozmowę: od potrzeby i decyzji, którą trzeba podjąć. Bez tego porównanie ofert pozostaje niepełne.

Pierwsza płatność może być dopiero początkiem

Załóżmy, że rezultat nie rozwiązuje problemu, z którym zwrócono się do zespołu.

Strona wygląda przyzwoicie, ale formularz nie działa poprawnie. Materiały zostały dostarczone, lecz nie można ich wykorzystać w wymaganych formatach. Kampanie są aktywne, ale nikt nie potrafi wystarczająco jasno wyjaśnić, jakie wyniki biznesowe przynoszą.

Wykonawcy nie zmienia się od razu. Najpierw próbuje się doprowadzić sprawę do końca.

Kolejna wiadomość. Kolejne wyjaśnienia. Zrzuty ekranu, przykłady, spotkanie. Przychodzi poprawka, następuje ponowne sprawdzenie i okazuje się, że problem nie został w pełni rozwiązany.

Usługa została opłacona, ale część pracy potrzebnej do tego, aby można było z niej korzystać, zaczyna spadać na Państwa. Koszt nie ogranicza się już do faktury. Obejmuje też czas poświęcony na osiągnięcie rezultatu, który miał być przedmiotem zakupu.

Potem zaczyna się drugi projekt

W pewnym momencie zapada decyzja, że trzeba poszukać innego zespołu.

Znów trzeba pytać o polecenia, szukać i rozmawiać. Wyjaśniać, czego Państwo potrzebują, co zostało zrobione i co nie działa. Porównywać nowe oferty i ustalać, czy projekt można naprawić, czy trzeba wykonać go od nowa.

Nowy zespół musi sprawdzić, co przejmuje. Część elementów da się zachować. Inne trzeba zbudować ponownie. Być może brakuje plików, dostępów lub informacji o wdrożeniu.

W międzyczasie pojawiają się próby samodzielnych napraw. Poradniki, testowanie narzędzi, całe wieczory poświęcone problemowi, który pierwotnie miał zostać oddelegowany.

Na tym etapie płacą Państwo już nie tylko za pierwotną usługę, ale również za konsekwencje pierwszego wyboru.

Jak znika oszczędność

Hipotetyczny przykład z kwotami netto. Nie opisuje projektu klienta ani cennika NOT MORE.

Do wyboru jest oferta za 800 € i oferta za 2000 €. Wybór pada na tę za 800 €, ale rezultat okazuje się nieprzydatny do uzgodnionego celu. Po próbach naprawy inny zespół otrzymuje 2000 € za wykonanie pracy od nowa.

Te 30 godzin nie oznacza automatycznie kolejnej faktury, ale zajmuje czas Państwa lub Państwa zespołu.

Pozorna oszczędność 1200 € z początku zniknęła. Cały proces kosztował 3050 €, a rezultat pojawił się później.

Ten przykład nie dowodzi, że pierwsza oferta za 2000 € gwarantowałaby sukces. Pokazuje, co trzeba uwzględnić w rachunku, gdy pierwsza realizacja się nie sprawdza i pracę trzeba powtórzyć.

Nie każdy tani projekt kończy się w ten sposób. Warto jednak ocenić możliwość ponownego wykonania pracy przed podjęciem decyzji.

Opóźnienie zmienia również warunki podejmowania decyzji

Na początku być może był czas na porównania i planowanie. Po kilku tygodniach prób zbliża się termin startu. Zespół czeka. Część budżetu została wydana i trzeba znaleźć rozwiązanie.

Teraz wybór zapada pod presją, której wcześniej nie było.

Może być potrzebny krótszy termin realizacji, reorganizacja innych działań albo przesunięcie projektu. Nie musimy wymyślać kwoty „utraconych szans”, aby uznać, że opóźnienie ma konsekwencje.

Niektóre da się policzyć. Inne należy opisać jako ryzyka, a nie przedstawiać jako pewne straty.

Problemem jest wybór bez analizy

Cena powinna mieć znaczenie. Sama nie odpowie jednak na najważniejsze pytania.

Co musimy rozwiązać? Jak wygląda rezultat, który możemy zaakceptować? Jak ważny jest projekt dla firmy? Co możemy zrobić wewnętrznie? Na jak duże opóźnienie możemy sobie pozwolić?

Te pytania zmieniają wybór.

Do przetestowania pomysłu może wystarczyć proste, niedrogie rozwiązanie. Jeśli test się nie sprawdzi, można go zakończyć bez poważnych konsekwencji.

W przypadku strony, od której zależy start oferty, znacznie ważniejsze może być sprawdzenie formularzy i procesu zakupowego.

Dla firmy dysponującej własnymi kompetencjami dobrym wyborem może być wykonawca z bardzo precyzyjnie określoną rolą. Gdy właściciel firmy nie ma czasu na koordynację, ta sama oferta może wymagać większego zaangażowania, niż jest w stanie zapewnić.

Strategia zaczyna się od zrozumienia tych różnic: potrzeby, celu, priorytetu, zasobów, pilności i konsekwencji nietrafionego wyboru.

Co wyjaśnilibyśmy przed rekomendacją zespołu

W NOT MORE. najpierw określilibyśmy potrzebę i kryteria odbioru rezultatu. Następnie porównalibyśmy oferty według tych samych zasad:

• Jakie prace są wliczone, a co pozostaje po stronie klienta?
• Kto odpowiada za sprawdzenie i poprawki?
• Jakie istotne dla projektu doświadczenie może wykazać zespół?
• Jakich zasobów wewnętrznych wymaga współpraca?
• Od czego zależy realizacja i jakie są ograniczenia terminu?
• Co otrzymujemy na koniec i co możemy przejąć przy zmianie wykonawcy?

Odpowiedzi nie eliminują każdego ryzyka. Pozwalają jednak podjąć decyzję na podstawie czegoś więcej niż kwoty na końcu oferty.

Wysoka stawka bez wyjaśnienia i odpowiednich dowodów nie wystarcza. Niska stawka również nie jest automatycznym powodem do odrzucenia oferty. Szukamy dopasowania między potrzebą, zdolnością do realizacji i dostępnymi zasobami.

Ten sam standard musi dotyczyć naszej oferty. Jeśli proponujemy większą inwestycję, powinniśmy wyjaśnić, co obejmuje i dlaczego ma znaczenie w danej sytuacji.

Czasem rozsądna oszczędność oznacza mniejszy zakres

Jeśli budżet nie pozwala zrealizować całego projektu, możemy ograniczyć wymagania.

Możemy uruchomić mniej podstron. Zacząć od jednego kanału. Skorzystać z gotowego rozwiązania albo podzielić wdrożenie na etapy.

W ten sposób świadomie zmniejszamy zakres pracy, zachowując weryfikację potrzebną dla tego, co rzeczywiście dostarczamy.

To inna decyzja niż oczekiwanie tego samego projektu, w tym samym terminie i z tymi samymi rezultatami przy założeniu, że najniższa cena nie wiąże się z żadnym kompromisem.

Dobry wykonawca powinien umieć otwarcie omówić te kompromisy. Także powiedzieć, kiedy wystarczy prostszy wariant.

Jeśli pierwszy wybór był nietrafiony, pierwsza płatność nie powinna decydować o następnej

Pieniądze już zainwestowane w pracę nie oznaczają, że trzeba inwestować w nią dalej.

Od tego momentu warto porównywać koszt i szanse skutecznej naprawy, koszt ponownej realizacji oraz możliwość ograniczenia lub zakończenia projektu.

Czasem naprawa ma sens. W innych sytuacjach kolejne próby pochłaniają więcej zasobów niż jasno określona realizacja od nowa. Decyzja powinna wynikać z obecnej sytuacji, a nie tylko z chęci uzasadnienia pierwotnego wyboru.

Najpierw zrozumieć decyzję, potem ocenić cenę

Nie zawsze potrzebny jest najdroższy zespół. Potrzebny jest zespół dopasowany do Państwa problemu i współpraca, którą da się utrzymać.

Dlatego obok pytania „Ile to kosztuje?” warto postawić drugie:

„Co oznaczałoby dla nas podjęcie tej decyzji jeszcze raz?”

Odpowiedź może potwierdzić, że tańsza opcja wystarczy. Może też pokazać, że potrzebna jest dokładniejsza weryfikacja, inne kompetencje lub mniejszy projekt.

Ważne, by dojść do tego wniosku, zanim zapłaci się za pierwszą okrężną drogę do celu.

Zaczynamy od tego, co trzeba rozwiązać

Jeśli porównują Państwo możliwości realizacji projektu marketingowego, komunikacyjnego lub strony internetowej, możemy zacząć od potrzeby, zasobów i kryteriów trafnego wyboru. Na tej podstawie ustalimy, co warto zbudować, co może poczekać i gdzie możemy pomóc.